Privacybeleid

1. Wie we zijn

Motecto maakt digitale uitnodigingen voor trouwfeesten en andere gelegenheden, via de website motecto.be en de uitnodigingen op adressen zoals naam.motecto.be.

Motecto · btw BE 1042.236.591 · gevestigd in 8520 Kuurne, België
E-mail: michiel@motecto.be

Met vragen over privacy kun je altijd bij ons terecht op dat adres.

2. Voor wie dit beleid geldt

• Bezoekers van onze website.
• Organisatoren: wie een account maakt en een uitnodiging opstelt, bijvoorbeeld een bruidspaar of de ouders van een communicant.
• Gasten: wie een uitnodiging ontvangt.
• Partners: weddingplanners en andere professionals die met een persoonlijke code klanten naar ons doorverwijzen.

3. Welke gegevens we verwerken en waarom

Bezoekers van de website

Onze hostingpartner verwerkt technische gegevens zoals je IP-adres, browser en het tijdstip van je bezoek, om de website te leveren en te beveiligen tegen misbruik. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige, werkende website. De lettertypes laden we van onze eigen website, niet van een externe dienst.

We gebruiken geen analyse- of advertentietools.

Scan je de QR-code op ons visitekaartje, dan tellen we enkel het aantal scans per dag. Daarbij bewaren we niets over jou: geen IP-adres, geen cookie.

Organisatoren

• Accountgegevens: naam, e-mailadres en een versleuteld wachtwoord.
• Gegevens van het event: namen, datum, locaties, programma, foto's, teksten en, als je dat invult, een rekeningnummer voor cadeautips.
• Bestelling en betaling: aantal genodigden, bedrag, gebruikte partnercode en de status van de betaling. Je kaart- of bankgegevens zien wij niet; die verwerkt onze betaalpartner.
• Facturatie: naam, adres en eventueel btw-nummer.

Rechtsgrond: de uitvoering van onze overeenkomst met jou. Facturen bewaren we omdat de wet dat verplicht.

Gasten

Deze gegevens krijgen we van de organisator die je uitnodigt, of van jou wanneer je antwoordt:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres en/of gsm-nummer.
• Je antwoord: of je komt, met hoeveel personen, en wat je verder invult, zoals een opmerking of dieetwensen.
• Gebruik van je persoonlijke link: of en wanneer je de uitnodiging opende en of je al antwoordde.
• Tafelschikking: aan welke tafel je zit, als de organisator een tafelschikking maakt.

We gebruiken deze gegevens om je de uitnodiging en eventuele herinneringen te bezorgen, en om de organisator te tonen wie komt. Dat we zien of je de uitnodiging opende, dient om herinneringen enkel te sturen naar wie nog niet antwoordde. Rechtsgrond: het gerechtvaardigd belang van de organisator en van ons om de uitnodiging te bezorgen en op te volgen.

Allergieën en dieetwensen kunnen iets zeggen over je gezondheid of overtuiging. Die vul je enkel in als je dat zelf wil. Door ze in te vullen geef je uitdrukkelijk toestemming om ze aan de organisator te tonen, en aan wie het feest mee verzorgt en van de organisator de link krijgt, zoals de feestzaal of cateraar. Je kunt die toestemming altijd intrekken; dan verwijderen we ze.

Wil je geen herinneringen meer ontvangen, of wil je dat je gegevens verwijderd worden? Laat het de organisator of ons weten.

Partners

Naam, bedrijf, contactgegevens, btw-nummer en rekeningnummer voor de uitbetaling, en welke klanten jouw code gebruikten met de bedragen die daarbij horen. Rechtsgrond: onze partnerovereenkomst en onze boekhoudkundige verplichtingen.

Wie ons mailt

Je naam, e-mailadres en bericht, om je vraag te beantwoorden. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden, of de voorbereiding van een overeenkomst.

4. Wie beslist over de gegevens van gasten

De organisator kiest wie uitgenodigd wordt, welke gegevens hij van zijn gasten invult en welke vragen de uitnodiging stelt. Voor feesten van particulieren zijn wij verantwoordelijk voor hoe die gegevens op ons platform verwerkt worden, en houden we ons aan dit beleid.

Voor zakelijke events werken we in opdracht van het bedrijf dat de uitnodigingen verstuurt. Dat bedrijf is dan verantwoordelijk voor de gegevens van zijn gasten, en wij verwerken ze enkel volgens zijn instructies, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

5. Met wie we gegevens delen

• De organisator ziet de antwoorden en het gebruik van de uitnodiging van zijn eigen gasten.
• Wie de organisator de gastenlijst, tafelschikking en dieetwensen laat zien, zoals een ceremoniemeester, weddingplanner, feestzaal of cateraar, via een link die de organisator zelf deelt. Zij kunnen die enkel bekijken, niet aanpassen.
• Cloudflare host onze website, onze database en de foto's van uitnodigingen.
• Stripe verwerkt de betalingen, met Bancontact, kaart en andere betaalmethodes. Wij zien nooit je volledige kaartgegevens. Voor de betaling zelf is Stripe verantwoordelijk volgens zijn eigen privacybeleid.
• Brevo, een Frans bedrijf, bezorgt uitnodigingen, herinneringen en berichten over je account per e-mail.
• Onze boekhouder verwerkt facturen en uitbetalingen aan partners.

Partners zien welke klanten hun code gebruikten en welke bedragen daarbij horen, maar nooit de gastenlijsten of uitnodigingen van die klanten.

Uitnodigingen via WhatsApp vertrekken vanaf de gsm van de organisator zelf. Wij sturen daarvoor geen gegevens naar WhatsApp.

Daarnaast geven we gegevens enkel door als de wet ons daartoe verplicht. We verkopen of verhuren nooit gegevens, en gebruiken ze niet voor advertenties.

6. Gegevens buiten de Europese Unie

We bewaren gegevens waar mogelijk binnen de Europese Unie. Sommige dienstverleners, zoals Cloudflare en Stripe, zijn (dochters van) Amerikaanse bedrijven. Als gegevens daardoor buiten de EU terechtkomen, gebeurt dat met de waarborgen die de Europese regels vragen, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

• Uitnodigingen, gastenlijsten en antwoorden: uiterlijk 12 maanden na de datum van het event, daarna verwijderen we ze automatisch. De organisator kan ze ook vroeger verwijderen.
• Accounts: zolang het account bestaat. Na 2 jaar zonder activiteit verwijderen we het, nadat we je daarover verwittigd hebben.
• Facturen en betaalgegevens: zolang de boekhoud- en btw-wetgeving dat verplicht.
• Partnergegevens: zolang de samenwerking loopt, en daarna zolang de wet dat verplicht.
• E-mails met vragen: zolang nodig om je verder te helpen, en uiterlijk 2 jaar.
• Technische gegevens van bezoekers: kort, enkel zolang nodig voor de beveiliging.

8. Cookies

Wie inlogt op zijn account, krijgt een noodzakelijke cookie die je ingelogd houdt. Daarvoor is geen toestemming nodig, omdat de dienst zonder die cookie niet werkt.

Onze website plaatst geen analyse-, tracking- of advertentiecookies.

9. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (https). Elke gast krijgt een persoonlijke link met een willekeurige code die niet te raden is. Wachtwoorden bewaren we enkel versleuteld, en alleen wie het nodig heeft voor zijn werk, krijgt toegang tot gegevens.

10. Kinderen

Een account maken kan vanaf 18 jaar. Uitnodigingen voor bijvoorbeeld een communie, lentefeest of doopfeest kunnen de naam en foto's van een kind bevatten. De ouders of voogd beslissen daarover als organisator, en kunnen die gegevens op elk moment aanpassen of verwijderen.

11. Jouw rechten

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) kun je ons vragen om:

• de gegevens in te zien die we van je hebben;
• onjuiste gegevens te verbeteren;
• je gegevens te verwijderen;
• het gebruik van je gegevens te beperken;
• je gegevens over te dragen;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• een gegeven toestemming in te trekken.

Mail daarvoor naar michiel@motecto.be. We antwoorden binnen een maand. Ben je gast, dan kun je ook de organisator vragen om je gegevens aan te passen of te verwijderen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

12. Wijzigingen

Als onze dienst verandert, passen we dit beleid aan. De datum bovenaan toont wanneer dat voor het laatst gebeurde. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we organisatoren en partners per e-mail.